פתרונות שונים לצורך ביצוע ספירת מלאי – על האפשרויות השונות

קיימות דרכים שונות לבצע ספירת מלאי. בזכות הטכנולוגיה המתקדמת והאמצעים השונים, העומדים לרשותם של בעלי העסקים, אפשר לבצע זאת בצורה יעילה ומדויקת מאד. בעוד שבעבר ספירות מלאי התבצעו באופן ידני, הרי שכיום ספירות אלו נעשות בצורה ממוחשבת ובהתאם לצרכיו של העסק עצמו. אם אתם בעלי עסק ואתם מבצעים בפעם הראשונה ספירת מלאי, כדאי לכם לקרוא את המאמר הבא.

פתרונות מתקדמים ויעילים

לקראת סוף השנה, במהלך החודשים נובמבר ודצמבר, נדרשים בעלי העסקים, ולא משנה באיזה עסק מדובר, לבצע ספירת מלאי. בחודשים אלה מתחילה ההתארגנות לקראת ביצוע הספירה וכן הספירה עצמה. למרות שהליך זה עשוי לשבש את יום העבודה, הוא הכרחי ונדרש לבצעו גם אם יש צורך לסגור את העסק במהלך כמה ימים. כדי לבצע את ספירת המלאי יש להיעזר בעובדי המקום, המכירים את הציוד או את הסחורה שבעסק, ויחד עם בעל העסק, יכולים לעשות זאת במהירות ובדייקנות. על מנת להפיק את מרב התועלת מההליך, חשוב לבצעו נכון, וחשוב עוד יותר, להיעזר בפתרונות מתקדמים ויעלים, שיכולים לאפשר לבצע את הספירה במינימום זמן ומקסימום דיוק.

קיימות דרכים שונות לבצע ספירת מלאי. הנה כמה מהן:

·         ספירת מלאי באופן ידני – בעבר, וגם כיום בקרב חלק מבתי העסק, מבצעים את ספירת המלאי באופן ידני. הליך זה כולל במסגרתו שני שלבים. בשלב הראשון עוברים על כל הציוד והסחורה שבעסק ורושמים את הכמויות על גבי דו"ח. בשלב השני מקלידים את הנתונים שהתקבלו ישירות אל המחשב. ספירה ידנית אופיינית, כיום, בעיקר בקרב בעלי עסקים קטנים. בתי עסק גדולים אינם יכולים לאפשר לעצמם לפעול באופן זה בשל כמות הציוד והסחורה הרבה שבמקום. ספירה ידנית, במקרה זה, עשויה להימשך זמן רב מדי וגם לגרור בעקבותיה טעויות רבות.

·         ספירת מלאי באמצעות מסופונים – מדובר בספירה חדשנית יותר, האפשרית תודות לטכנולוגיה המתקדמת. ספירה זו נעשית באמצעות מסופון, הנקרא גם קורא ברקוד, העובר/סורק את הציוד עצמו ואת מספרו הקטלוגי ומעביר את המידע ישירות אל המחשב. שלא כמו ספירה ידנית, במקרה זה אין צורך להעביר את הנתונים אל המחשב, שכן אלה מועברים אוטומטית בעת סריקת המק"ט של המוצר. מדובר בשיטה מדויקת ואמינה מאד, המתאימה במקרים בהם ישנה כמות גדולה מאד של סחורה. בנוסף, תהליך הספירה בדרך זו הוא פשוט וקל. קורא הברקוד הוא מכשיר קטן יחסית ואפשר להחזיקו ביד אחת, בעוד שהיד השנייה פנויה לפעולות אחרות.

·         ספירת מלאי באמצעות חברות המתמחות בכך – לאחרונה ישנם לא מעט בתי עסק, הנעזרים בשירותיהן של חברות, המתמחות בספירת מלאי. חברות אלו נקראות לעסק עצמו ומבצעות את תהליך ספירת המלאי באמצעות פתרונות טכנולוגיים מתקדמים על מנת לקבל תוצאות מדויקות ומהירות. יתרונו של שירות זה הוא העובדה שמדובר בחברות ניטרליות, שיכולות לבצע עת הספירה בצורה מיומנת מאד אך גם מדויקת מאד, מבלי להיות מושפעת משום גורם.

מסופון סורק ברקוד – על יתרונותיו

כמעט בכל בית עסק, ובעיקר לקראת סוף השנה האזרחית, ניתן למצוא מסופונים בווריאציות שונות. מסופון סורק ברקוד הינו כלי מיוחד, העוזר לעסק, ולא משנה מהו גודלו ולאיזה תחום הוא שייך, לבצע ניהול וספירת מלאי. מסופון סורק ברקוד מציע לא מעט יתרונות, ובעיקר פיתוחים חדשניים שעוזרים לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר. מה מציע, במסגרתו, המסופון? כיצד הוא עובד ואיזה סוגים של מסופונים ניתן למצוא כיום? על כך ועוד במאמר שלפניכם.

מהו מסופון סורק ברקוד

התפתחותה של הטכנולוגיה, הפתרונות הממוחשבים שלוקחים חלק בחיי היום יום שלנו, וגם הצורך שלנו לאתר מערכות וכלים שונים שיעזרו לנהל את העסק שלנו בצורה הטובה ביותר, כל אלה ועוד הולידו פתרונות רבים ויעילים במיוחד. אחד מהם הוא המסופון, הנחשב לכלי קצה, שמתחבר אל מערכת של נתונים ועוזר לאגור את כל המידע החשוב באשר לציוד או לסחורה של העסק. על מנת לארגן ולנהל עסק נכון, חשוב להתייחס אל הסחורה שברשותו או הציוד שבו הוא עושה שימוש באופן הנכון. ארגון וניהול של עסק משפיעים באופן ישיר על הצלחתו ולכן אם ייעשו בצורה הנכונה, סביר שגם העסק עצמו יצליח יותר.

מסופון סורק ברקוד הוא כלי מיוחד, הכולל תוכנה המותאמת לצרכיו של העסק, והוא כולל, במסגרתו, כמה תהליכים שונים. המסופון עוזר לנהל את המלאי בצורה יעילה על ידי סריקת המוצר במהירות והעברת המידע לגביו באופן אוטומטי ישירות את המחשב, אל תוכנה מסוימת. במקום לנהל את המלאי באופן ידני, נעזרים במסופון שמזין את הנתונים בו במקום וללא טעויות.

סוגי המסופונים

קיימים סוגים שונים של מסופונים. ישנם מסופונים קבועים, אותם ניתן לראות בעמדות מכירה, בדרך כלל, כמו בסופרים או בחנויות השונות. מסופונים אלה עוזרים לבחון את המוצרים הנמכרים ולהסיר אותם מהמלאי לאחר שנמסרו ללקוח, שרכש אותם. במידה והוא מחליט להחזירם, מאפשרים המסופונים, לאחר סריקת המוצר, להחזירו לרשימת המלאי, לצד הסחורה הקיימת. סוג נוסף של מסופונים הם המסופונים הניידים, המשמשים בעיקר את אנשי המכירות, שעובדים בשטח. מסופונים ניידים אלה מחוברים ישירות אל המחשב הנייד שברשותם ואל מאגר הנתונים של העסק עצמו. הם עוזרים לאיש המכירות לבצע מעקב אחר הציוד הקיים ובחינתו.

התאמה נכונה – שימוש נכון

על מנת לנצל את יתרונותיהם הרבים של המסופונים, חשוב לבחור את המסופון המתאים, על פי צרכיו של העסק ואופן התנהלותו. חשוב לזכור שאמנם ניתן לבצע את כל זה גם באופן ידני, אולם שיטת עבודה זו היא שיטה פרימיטיבית יותר ופחות מתאימה למאה ה – 21. שיטת ניהול המלאי בצורה ידנית אורכת זמן רב מאד ויכולה גם להוביל לטעויות רבות. לעומת זאת, השימוש במסופונים מאפשר לייעל את תהליך ניהול המלאי באופן משמעותי ולהפחית את הטעויות במעקב אחר הסחורה או הציוד.

ספירת מלאי – לשם מה צריך אותה

אחת לתקופה, נדרש כל עסק שברשותו מחסן או ציוד כלשהו, לבצע ספירת מלאי. את ספירת המלאי יש לבצע כמה פעמים בשנה, בהתאם להחלטות פנימיות בחברה. אולם, בכל מקרה, נדרש מינימום של פעמים לביצועה, וזאת על פי החוק. לשם מה צריך לבצע אותה? על כך, במאמר הבא. 

מהי ספירת מלאי

החוק במדינת ישראל מחייב בתי עסק מתחומים שונים ליידע את המדינה באשר לסחורה/למלאי שברשותם. הדיווח, בגין ספירת מלאי, מועבר ישירות לרשויות המס במדינה ונעשה בכל סוף שנה קלנדרית, בתאריך 31/12. לעיתים, נדרשים בתי עסק שונים לבצע את ספירת המלאי מספר פעמים בשנה, אחת לרבעון, כדי לבחון את הכנסותיהם, הרווחים השונים שצברו והפסדים, במידה והיו כאלה. ספירת המלאי נעשית באופן מבוקר מאד, באופן מסודר ומאורגן ואיננה פוגעת בהליך העבודה עצמו, גם אם נדרש לסגור את העסק במיוחד לשם כך.

לשם מה צריך אותה

לספירת מלאי יתרונות רבים, ההופכים אותה לחשובה מאד. מעצם ביצועה ניתן לעקוב באופן שוטף אחר הסחורה או המוצרים השונים של העסק ולנהל רשימות מדויקות אחר המלאי. לעיתים, מסיבות שונות ובעיקר מחוסר ארגון, ישנם פערים בין הרישומים השונים לבין כמות הסחורה או כמות המוצרים בפועל. סתירות אלו מחייבות התייחסות ובחינה מעמיקה. באמצעות ספירת מלאי ניתן לזהות אותן ואף לבדוק את הסיבה לכך. לעיתים תקלות טכניות הקשורות במחשב יכולות לגרום לעדכון לא נכון, לעיתים תפקוד לא מקצועי של העובדים עצמם מוביל לכך וכן סיבות נוספות. במהלך ספירת המלאי ניתן גם למצוא מוצרים או סחורה פגומה ולהוריד אותה באופן מיידי מהמדף, במקום למכור אותה בעתיד.

בנוסף על האמור לעיל, יש לזכור שכדי שספירת המלאי תהיה יעילה ומדויקת, אופן ההתנהלות מצריך סדר פעולות מסוים וכן גם צוות מקצועי שיבצע זאת. במסגרת ספירת המלאי יש לגייס את כל העובדים, או לפחות חלקם, ובעזרת מכשור מתאים ומערכת מקצועית לבצע זאת שלב אחר שלב. לעיתים, ובמיוחד כשמדובר בעסק גדול מאד, שברשותו כמות רבה של סחורה, ספירת המלאי אורכת מספר ימים. אולם ביצועה באופן הנכון ביותר והמקיף ביותר הכרחי על מנת לספק את התשובות המדויקות באשר למלאי הקיים.

ברקוד בשימוש משרדי הפרסום והיח"צ

ברקוד. פעם היינו חושבים על פסים קצרים בעוביים שונים ומתחת להם שורת מספרים אקראית, אבל היום עולה בראש תמונה אחרת. אנחנו רואים אותם ברחוב, באינטרנט ובמגזינים, ועל מוצרים שונים בחנויות. ברקודים מרובעים כאלה עם דפוסים מרובעים בגדלים שונים בתוכם, שאנחנו סורקים בסמרטפונים או לפחות מצפים מאיתנו לסרוק.

הברקודים האלו אם ברקודי QR והם מוכרים לנו בעיקר בשימוש משרדי הפרסום והיח"צ. פרסום של מוצר, מותג, או אירוע, רבים מהם מוצגים לצד ברקוד הQR המוכר או אפילו מוצגים על ידו בלבד. פרסום באמצעות ברקוד נתפסת כפרסום הפונה לקהל הצעיר וניתנת לשימוש רק אצל בעלי הסמרטפונים, ובאופן ספציפי לבעליי אפליקציה לסריקת ברקודים.

פרסום ויחסי ציבור בעזרת ברקוד בלבד היא נפוצה ונועדת לעורר סקרנות ובאזז למוצר המפורסם. חוויית הסקרנות לגבי מהות הברקוד המסתורי, סריקתו, ואז הגילוי הם אפקט פרסומי אליו מכוונים המפרסמים המשתמשים בברקוד. הברקוד מהווה בדרך כלל קישור לאתר אינטרנט, שם מתגלה לסורקים מהות המוצר המפורסם. הדבר אמור לפתח חוויית צריכה וחיבור של המותג למאפיינים צעירים, אקסקלוסיביים ואף מחתרתיים.

הברקודים בשימוש משרדי הפרסום ויחסי הציבור באים במגוון ענק של שימושים. הם יכולים לפרסם אפליקציה חדשה, לבוא לצד פרסום חוצות בצד המודעה ולקשר לקופון או לאתר המותג, להוות את הפרסומת למוצר מסוים עם כיתוב מינימלי ואפילו ללא כיתוב בלבד כדי לייצר מראה אייקוני. הברקודים משמשים לפרסום אירועים חברתיים, תחרויות, הגרלות וכל דבר שנועד למשוך את תשומת ליבם של אנשים צעירים. הם יכולים לקשר את הסורק לעמוד הרשמה, לפרסומת של הופעה או הסבר על תחרות מסוימת  אפילו פעולות מחאה או פעולות מאורגנות של צעירים יכולות להיות הסיבה לפרסום הברקוד, אבל רוב הברקודים הם בהחלט בשימוש עיקרי של פרסום ויח"צ. 

ניהול רכש

ניהול רכש נכון הוא כלי מפתח לרווחיותו של עסק. רכש מהווה את כל העלויות וההוצאות שיוצאות מהעסק לטובת משאבים כמו חומרי גלם, מיסים, כוח אדם, ועוד מרכיבים שהארגון זקוק לו כדי להתקיים. ניהול רכש מהווה חלק מההתנהלות הלוגיסטית של הארגון ותהליך התייעלותו. כאשר אנו מבקשים לנהל את הרכש בארגון, מטרתנו היא לצמצם עד כמה שיותר את ההוצאות בתחומים אלו, באמצעות קשרים עם ספקים חיצוניים ושיתוף פעולה הדוק איתם. צמצום העלויות בעסק הוא נקודת המפתח בתיעול משאבים וניהול כלכלי נכון של הארגון. 

ניהול רכש משמעותו הפעילות השוטפת והקשרים שנעשים בין הארגון לספקים החיצוניים, במהלכה מתנהל משא ומתן כדי להצליח ולהעביר את המוצרים לצרכן במחיר השוק, ובמקביל להניב רווחים כלכליים מהעסק. בניהול הרכש מתבוננים על היבטים לוגיסטיים שונים ומאפיינים כמו מחירי הרכש, בקרת איכות של הרכש, לוחות זמנים, וביצוע יחסים והסכמים עם ספקים.

בביצוע ניהול רכש ישנן מטרות שיובילו להצלחתו של הארגון. המטרה העיקרית והראשונית שמסתכלים עליה בתחום של ניהול רכש היא חסכון בהוצאות הארגון. ניהול נכון, מתוכנן היטב ויעיל מביא לחסכון של עשרות אחוזים בהוצאות העסק, ומניב רווחים. אחת הדרכים לעשות זאת ואולי המשמעותית ביותר היא בחירת הספקים הנכונים וניהול שיתוף פעולה הדוק בינם לבין הארגון. כחלק מכך יש לבחון את הספקים בשוק מידי שנה ולעבוד רק עם המתאימים והמשתלמים ביותר לארגון. יש לבצע השוואות מחירים ואיכות של החומרים הדרושים לכם בין הספקים השונים. נהלו משא ומתן בנוגע להצאות המחיר של הספקים. תופתעו לגלות את ההבדלים במחיר ובאיכות המוצר שהינם גורמים משתנים בין הספקים וישפיעו על המוצר הסופי שלכם. בררו זמני אספקה ולוחות זמנים והשוו אותם לצרכי הארגון שלכם. וודאו שהספק אמין, ומספק תמיכה ושירות באופן שוטף. ספקים קרובים גיאוגרפית יכולים להוות יתרון לוגיסטי נוסף.

מעבר להתנהלות נכונה מול הספקים ניהול רכש נכון מתמקד בשליטה ובקרה על הוצאות הארגון, והוצאת דוחות שותפים. אחד התפקידים של ניהול רכש הוא יצירת סדר ושליטה בהוצאות. דרושים בקרה ופיקוח מקצועיים שימנעו מחדלים, היעדר מידע, ואף גניבות. יצירת דוחות שותפים לגבי הרכש של הארגון מציבים תמונת מצב ומסייעים בתכנון המשך הפעילות של החברה.

ברקוד - קוד קווים

ברקוד, קוד קווים, הוא קוד שבו קווים שחורים ולבנים מייצגים לקורא ספרות ואותיות. הוא פותח על ידי חברת IMB ב1971 וקיים בשימוש נרחב עד היום. לברקוד התפתחו שיטות קידוד שונות אשר משמשות לתחומים שונים בתעשייה, והוא מהווה חלק אינטגרלי בעידן הטכנולוגי הנוכחי.

הברקוד משמש את עולם התעשייה כבר תקופה ארוכה, והפך לחלק בלתי נפרד מתהליך הייצור של מוצרים שונים. זה בא לידי ביטוי בתחומים כמו ייצור מזון, מוצרים טכנולוגיים, טקסטיל, ועוד, ואנו יכולים להתקל בו בכל חנות, או ספריה, שכן הברקודים משמשים לאיסוף נתונים וניהול מלאי. למעשה כל מוצר או אובייקט שהוא חלק ממלאי מסוים, או צריך לקחת ממנו נתונים למערכת ממוחשבת, כנראה יודפס עליו ברקוד. בדיקות מעבדה, ואף בחינות כמו הבגרות והפסיכומטרי, על כל אלו מודפסים ברקודים. קריאת הברקוד נעשית על ידי סורק ברקודים שמטרתו לפענח את צירופי הקווים, והעברת התוצאות למחשב.

בשנים האחרונות אנו רואים בכל מקום סוג של ברקודים שנראה חדש לעינינו  הברקוד הריבועי, זה שאנו נתקלים בו ברחוב, ומשמש מלבד התחומים שהוזכרו לעיל, לתחום שונה לחלוטין. עם התפתחות השימוש בניידים חכמים, כך נפוץ השימוש בברקוד הQR, אשר משמש בארץ בעיקר ככלי פרסומי של עולם האינטרנט. הברקוד יכול להכיל כמות גדולה מאוד של תווים, מספרי טלפון, קישורים, תמונות, וכתובות אינטרנט. קיימים לו שימושים מגוונים אך תחום הפרסום הוא החזק ביותר מביניהם בישראל. אם בעבר היו החברות רושמות את כתובת האינטרנט שלהן על מודעת הפרסום, והלקוח היה צריך להעתיק את הכתובת על דף נייר, ולאחר מכן להגיע הביתה ולרשומה בדפדפן, היום הכל הרבה יותר פשוט. פרסום של הברקוד על מודעת הפרסום מאפשרת ללקוח להגיע לאתר החברה במגע אחד עם מסך הסמארטפון.

קיימים סוגים רבים של ברקודים בעולם, עם שיטות קידוד וחישוב קוד שונות. חלקם מורכבים מאותיות, חלקם ממספרים, או שילוב ביניהם. לכל תחום בתעשייה יש ברקוד שונה, המיוחד לתחומו, והם משמשים דרך פשוטה ויעילה לקריאה של מידע.

מסופון

מסופון הוא מכשיר המשמש עובדים בתחום התעשייה, המכירות, ועוד. והוא מהווה מין עמדת עבודה קומפקטית וניידת עבור מטרות שונות כמו הגדרות נתונים, רכש, מלאי, מכירות, ועבודות שונות באירגונים.

המסופונים משמשים בעיקר לניהול מלאי ואיסוף נתונים. קיימים מסופונים קוראי ברקודים ומדבקות ברקודים, ומסופונים שמשמשים אנשי מכירות, טכנאים, מחסנאים, ונהגים. המסופונים מהווים פתרון טכנולוגי לתחומים רבים ואחד מהם הוא ניהול מחסן ומלאי. אם בעבר היה מנהל המחסן צריך לנהל רישומים כתובים של המלאי, לנהל מעקב וחישובים, כיום ישתמש במסופון. עבודה עם מסופון תחסוך שעות ארוכות, חישובים וטעויות אנוש, ויהפכו את המשימה ליעילה מהירה ונוחה. בשיטה זו עסקים מתנהלים באופן יעיל ומקצועי, ולעובדים יש הספק גבוה.

הייתרון של עבודה באמצעות מסופונים היא רשימת הנתונים והעברת מידע באופן ישיר. אין צורך לנהל רשומות ולהעבירן למחשב, שכן המסופון הוא מחשוב נייד שבאמצעותו מתבצעות כל הרשומות בשטח. המסופון מאפשר עדכונים של המערכת בזמן אמת, עבודה ישירה וללא העברה של נתונים ממקום למקום על ידי גורמי אנוש וכך נחסכות טעויות. קיימות פעולות רבות שבניהול אנושי בלבד היו נכשלות או גוררות טעויות בשל פרטים רבים, והצורך בהתייחסות לכל פרט (תאריך, לקוח, סוג המוצר...). רישום ידני לוקח זמן רב, כמו כן הזנת נתונים במחשב על ידי גורם אנושי. המסופון חוסך בכוח אדם, ועבודה שהייתה לוקחת מספר שעות, ביניהן הפסקות של העובד, מבוצעת באופן אוטומטי לחלוטין, והעובד מתפנה למשימה הבאה.

את המסופונים ניתן לראות בניהול מלאי - העברות בין סניפים, ניהול מחסן ודו"חות; בעבודה מול ספקים - חשבוניות, תצוגת מסמכים; בתחום המכירות - הזמנות, ניהול לקוחות, חשבוניות; בניהול מערכות, או ניהול פריטים קטלוגיים ומחירונים. מסופונים ללא ספק שינו את פני התעשייה, הובילו לתיעול כוח האדם בעשרות אחוזים, שיפרו פלאים את נוחות העבודה, ואת יכולת הדיוק.